De accountant die uw financiën in de gaten houdt, de vertaler die uw teksten in de juiste taal zet en de cateraar die uw personeel een gezonde lunch voorschotelt. Er zijn veel voorbeelden te verzinnen van ‘outsourcing’; het uitbesteden van werkzaamheden waar u zelf geen expertise in hebt of niet genoeg mankracht voor beschikbaar kunt stellen. Ook het outsourcen van ICT-activiteiten is gebruikelijk. Echter, uw ICT-omgeving is het hart van uw business. Dat dit veilig en secuur wordt overgenomen door een externe partij, is van groot belang. Lees daarom deze do’s and don’ts van ICT-outsourcing!Do: bepaal wat u wel en niet wilt outsourcen
Bij outsourcing kunt u ervoor kiezen uw gehele ICT extern te laten beheren, of een deel ervan. Dit laatste heet ‘gedeeltelijke outsourcing’ en betekent bijvoorbeeld dat u uw ICT-partner wel toegang geeft tot uw globale infrastructuur, maar niet laat meekijken op uw meest bedrijfskritische applicaties. Bijvoorbeeld als u zelf hoogwaardige, technologische producten fabriceert, is het niet onverstandig dit in eigen hand te houden.
Denk dus goed na over wat u uitbesteedt, kijkend naar uw bedrijfsdoelstellingen, en stem dat af met de outsourcing-partij.
Don’t: geef de regie volledig uit handen
Ook als u de ICT-partner toegang geeft tot uw gehele ICT-omgeving, moet u de regie houden. U blijft namelijk eindverantwoordelijk. Laat u regelmatig informeren over uw processen en vraag om uitleg waarom iets later afgerond wordt of duurder is dan afgesproken. Die afspraken, die zijn natuurlijk ook cruciaal. Stel samen met de outsourcing-partij procedures op bij overschrijdingen op tijd of budget.
Mocht u nou echt totaal geen verstand hebben van ICT, probeer dan binnen uw bedrijf één persoon aan te stellen die voor u de regie in handen houdt. Hij of zij kan voor u meekijken of de IT-werkzaamheden goed en op tijd worden uitgevoerd.
Do: denk goed na over de oursourcing-locatie
Vooral grote bedrijven kunnen aanzienlijk op kosten besparen door hun ICT uit te besteden aan lagelonenlanden. Het outsourcen naar andere continenten is echter voor het MKB minder interessant, omdat er geen lokale vestigingen zijn die snel en gemakkelijk het contact met de ICT-partner kunnen onderhouden.
Don’t: outsourcen om op korte termijn geld te besparen
Veel bedrijven gaan ervan uit dat outsourcing een directe kostenbesparing tot gevolg heeft. Natuurlijk scheelt het u in personeelskosten, maar het werk dat uw personeel niet hoeft te doen, wordt wel door een ingeschakelde kracht uitgevoerd.
Op lange termijn zullen de kosten voor outsourcing overigens wel interessant zijn. Outsourcing zorgt ervoor dat u nooit te veel of te weinig medewerkers in dienst heeft, wat vooral in seizoengerichte branches een uitkomst biedt. En de mensen die aan uw ICT-omgeving werken hebben altijd de laatste trainingen gevolgd en zijn volledig op de hoogte van de laatste ontwikkelingen, zonder dat u in opleidingen hoeft te investeren. Bovendien bent u verzekerd van continuïteit, ook in vakantietijd, en creëert u tijdwinst voor uw organisatie. Tijd om u bezig te houden met werk en innovaties binnen uw eigen vakgebied.
Do: stel vaste aanspreekpunten aan
Zorg ervoor dat u intern en extern vaste contactpersonen aanstelt die regelmatig met elkaar communiceren over de actuele stand van zaken. Bij problemen wilt u snel bij iemand terecht kunnen, en dan is het fijn om een goede, duidelijke relatie te hebben. Eén aanspreekpunt.
Don’t: kies zomaar een outsourcing-partij
Een open deur, ik weet het, maar heel belangrijk: doe uw huiswerk voordat u een externe partij toegang geeft tot uw ICT-systemen. Vraag om referenties, stel vragen en zoek uit of de ICT-partner voldoende kennis heeft van ICT. Ontwikkeling en beheer van ICT-voorzieningen moet de core-business zijn van de outsourcing-partij.
Do: begin klein
Hoewel u bij outsourcing van ICT-activiteiten moet uitgaan van een lange relatie, gezien het strategische belang van ICT voor uw bedrijf, is het verstandig om klein te beginnen. Door eerst een kleine en tijdelijke opdracht bij uw gekozen partij neer te leggen, leert u elkaar beter kennen en weet u van elkaar hoe u werkt. Stel dat het niet bevalt, dan zit u nog niet vast aan een langlopend contract.
Meer informatie
Kortom, genoeg zaken om op te letten bij uw keuze voor het outsourcen van ICT. Wilt u een vrijblijvend adviesgesprek om uw situatie door te nemen? Neem contact op met PST Business Services via info@pst.eu of 088-2474300. Of lees de 9 redenen waarom u voor PST Business Services moet kiezen als ICT-partner!
Deze blog is opgesteld aan de hand van artikelen van:
– ManagementSite
– MKB servicedesk
– Computable
– ManagementKennisbank