BROCACEF
Brocacef Groep is een groep van ondernemingen die actief zijn in de gezondheidszorg. Naast de distributie van geneesmiddelen en medische producten, ontwikkelt en implementeert Brocacef Groep apotheek- en zorgconcepten. De belangrijkste klanten zijn apothekers, apotheekhoudende huisartsen, zieken- en verpleeghuizen en consumenten. De kwaliteit van de bedrijfsprocessen wordt grotendeels bepaald door de onderliggende ICT-infrastructuur. Vanuit de wens het order- en leveringsproces te optimaliseren en te monitoren, koos Brocacef voor het door PST Business Services aangeboden VISUAL Message Center (VMC) van Tango/04.
De keten van geneesmiddelenvoorziening bestaat uit verschillende stappen met verschillende uitvoerders. De geldende regelgeving omtrent distributie van geneesmiddelen is vastgelegd in de beginselen van Good Distribution Practices (GDP), zoals deze zijn opgenomen in de Geneesmiddelenwet. Hiermee wordt de kwaliteit van het product gewaarborgd, ook tijdens de opslag en de distributie. Voor deze laatste geldt dat de kwaliteit in hoge mate wordt bepaald door het beschikbare geneesmiddelenassortiment, de levertijd, de leverbetrouwbaarheid en de continuïteit van de levering. Eén van de belangrijkste marktspelers op dit gebied is de farmaceutische groothandel Brocacef, onderdeel van Brocacef Groep dat onder internationale paraplu valt van gezondheidsdienstverlener PHOENIX Groep. Verdeeld over twee distributiecentra liggen 25.000 artikelen op voorraad. Dagelijks komen er 250 pallets binnen en gaan er 300.000 losse doosjes de deur uit. Jaarlijks worden er bijna acht miljoen kilometers afgelegd om de bestellingen bij de klanten af te leveren, waarbij Brocacef over meer dan 400.000 van de bekende blauwe bakken beschikt.
TOONAANGEVEND
“Wij zijn actief met een toonaangevende apotheekketen, een innovatieve farmaceutische groothandel en een gespecialiseerd medisch zorgbedrijf. De activiteiten van onze ondernemingen worden uitgevoerd onder drie noemers: Apotheken, Groothandel en Zorgconcepten. Onze belangrijkste klanten zijn consumenten, apothekers, apotheekhoudende huisartsen, zieken- en verpleeghuizen, leveranciers en zorgverzekeraars”, zegt Rien Klein, Manager uitgaande Goederenstroom bij Brocacef. “Inkoop en logistiek is voor ons daarmee meer dan het kopen en laten afleveren van producten. Als distributeur van medische producten moeten we garanderen dat de correcte opslagvoorwaarden voortdurend zijn nageleefd, ook tijdens het transport. We werken met krappe deadlines: ruim zeventig procent van de bestellingen komt na 16.00 uur ’s middags binnen waarbij het gevraagde vóór 08.00 uur de volgende dag bij de apotheek moet zijn. Het is onze taak om ervoor te zorgen dat de juiste medicijnen binnen gepaste tijd op de correcte plaats worden geleverd. En dat vraagt om een goedwerkende, onderliggende automatisering.”
VOORUITGANG
De laatste jaren is de vooruitgang in de computertechnologieën en de robotica ook merkbaar in de keten van geneesmiddelenvoorziening. Hierdoor kunnen de productiviteit en efficiëntie worden gekoppeld aan een veiligere zorgomgeving. Ook bij Brocacef is een verschuiving richting ICT-gerichte oplossingen merkbaar. “Ruim negentig procent van de orders die bij ons binnenkomen gaan elektronisch. De orders worden vervolgens in gedeelten ‘opgeknipt’ en daarna door het magazijnsysteem heen gestuurd”, zegt Mark Venema, informatieanalist centrale dienst ICT bij Brocacef. “ICT is voor ons dus van cruciaal belang. Van oudsher hebben we een IBM AS/400, tegenwoordig Power Systems, in gebruik. Hierop hebben we een eigen ERP-applicatie gebouwd dat commercieel is toegesneden op onze wensen. Daarnaast hebben we ook nog Linux- en Windows-servers die interfacen met de ERP-applicatie. Onze automatisering bestaat deels uit maatwerk en deels ingekochte applicaties. Praktisch alle bedrijfsprocessen zijn hierbij betrokken.”
TRANSPARANT
Om alle bedrijfs- en procesinformatie transparant te houden, zocht Brocacef naar een monitoring-oplossing. “We merkten dat we bij een aantal processen er te laat achter kwamen wanneer er iets aan de hand was. Dat wilden we graag veranderen. Naar de aard van ons groothandel bedrijfsproces is het niet wenselijk dat er iets stagneert binnen het verkoop- en magazijnproces. Dit heeft namelijk hele grote consequenties op de workload in onze filialen. We wilden daarom alles real-time kunnen monitoren. Een partij die dit heel goed begrijpt is PST Business Services waarmee we vanuit onze Power Systems-geschiedenis al langer in contact zijn. We hebben PST daarom gevraagd een Proof Of Concept (POC) voor het magazijnproces en de verkooptelefonie (leveringen) te verzorgen”, zegt Venema. “We werden niet teleurgesteld. In een later stadium hebben we de oplossing zoals deze in de POC werd aangedragen gefinetuned en aangepast naar de wensen van de gebruikers.”
PROCESMONITORING
PST Business Services attendeerde Brocacef op VISUAL Message Center (VMC), een uiterst betaalbare bedrijfsbrede monitoring- en message management-oplossing voor het verzamelen, beheren en afhandelen van gebeurtenissen op alle denkbare bedrijfsprocessen, databases, platformen en netwerkcomponenten. Ook de uitgebreide (security-) rapportagemogelijkheden van VMC bleken een groot pluspunt voor Brocacef. “De orders en leveringen binnen het magazijnproces en verkooptelefonie worden nu real-time gemonitord. Dit maakt voor ons inzichtelijk of deze in overeenstemming zijn met de verwachting en de historie, omdat we het afzetten tegen de afgelopen periode”, zegt Klein. “Wordt er een afwijking geconstateerd, dan wordt dit meteen gemeld door VMC. Op deze wijze hebben we storingen in de keten eerder inzichtelijk en kunnen we hierop proactief actie ondernemen doordat de IT-afdeling eerder wordt ingeschakeld. VMC is in deze zin een kwalitatieve bedrijfsbrede oplossing waarmee vrijwel alle proces- en automatiseringscomponenten in een bedrijf kunnen worden gemonitord.” Venema is daarnaast erg te spreken over de Google Earth-monitoring die door PST werd bedacht. “De bestellingen van apothekers worden geprojecteerd op Google Earth. Wie wat bestelt, verdwijnt van de kaart. Hierdoor kunnen we direct en real-time zien welke apothekers nog niet bij Brocacef hebben besteld. Nu kan de verkoopafdeling hierop direct actie ondernemen. Voorheen constateerden we dit pas (te) laat op de dag zelf, of soms zelfs pas de dag erna.”
PST BUSINESS SERVICES
Voor de toekomst voorziet Brocacef een onverminderde vergrijzing van de Nederlandse bevolking en zal de vraag naar zorg verder blijven toenemen. Tegelijkertijd zal de druk om de kosten van de zorg te beheersen en de kwaliteit van zorg aantoonbaar te verbeteren toenemen. Daarnaast zijn patiënten en consumenten steeds beter geïnformeerd en verlangen ze de beste zorg. Brocacef weet zich dankzij de oplossingen van PST Business Services verzekerd van een goede ondersteuning op het gebied van infrastructuur, bedrijfsprocescontinuïteit, beheer en het monitoren van bedrijfsprocessen. Brocacef is bij monde van Venema en Klein dan ook erg tevreden over de oplossingen die PST Business Services bood. “PST Business Services is een daadkrachtige en flexibele specialist in bedrijfscontinuïteit. Ze hebben een goed oog voor de noden van een bedrijf en hebben een prettige manier van werken waardoor je echt ervaart dat je samen een proces ingaat om tot de juiste oplossing te komen. De klant zelf de regie geven over de bedrijfsprocessen door platformonafhankelijke totaaloplossingen te implementeren voor ERP, business continuïteit en business intelligence, draagt hier ook aan bij. Wij kregen een zeer betrokken consultant dedicated toegewezen die de gewenste kwaliteit meer dan waar heeft gemaakt. In die zin is PST Business Services absoluut een partner waarmee je een langdurige, kwalitatieve relatie opbouwt.”
